受付・申込 — イベントSmart Go
入場・駐車場・会場の受付を、1つのコードで。
イベントSmart Goは、イベントの受付・申込に特化した仕組みです。参加者は、申込みで発行されたコードをスマホで見せるだけ。アプリは要りません。
かけはしcubeと同じ基盤で作られた姉妹製品で、単独でも、cubeと連動しても使えます。
全体像
イベントを支える、3つのフェーズ。
申込みの受付から、当日の現場運営、開催後の報告まで。受付のひと仕事を通しで支えます。
PHASE 01
実施前（準備）
申込・参加者管理の設計- 申込フォームの作成イベントに合わせた申込ページを用意します。
- 複数の申込を一括管理入場・体験・駐車場・昼食など、種別ごとにまとめて受け付けます。
- 定員管理・キャンセル対応申込数の上限を設定。定員に達したら受付を自動で締め切ります。
- 名簿の一括インポートExcelなどの名簿データをまとめて登録できます。
- リマインドメールの一斉配信申込種別ごとに絞り込んで送れます。
PHASE 02
実施当日（受付）
スムーズで正確な現場運営- コードを見せるだけの受付参加者はスマホのバーコードを提示するだけ。読み取りで受付完了です。
- 名前検索で当日対応コードを忘れた方も、名前検索で受付できます。
- 受付状況をリアルタイム表示受付数・待機数がその場で分かります。
- 1つのコードで複数の受付総合受付・駐車場・各セッションまで、同じコードで一貫して受付します。
PHASE 03
開催後（分析・フォロー）
データ活用で次につなげる- 参加実績・属性の集計誰が・どの受付を通ったかを集計し、次回の企画に活かせます。
- お礼メール・アンケート案内参加者へまとめて配信できます。
- データのエクスポート名簿や集計データを出力。発注元や理事会への報告書づくりに使えます。
フェス・地域イベント
多様な申込をまとめて受け付け、駐車場までコード1枚で。
- 入場・体験プログラム・昼食・臨時駐車場の申込を、1回の申込みでまとめて受付
- 駐車場は自由に登録でき、台数の上限と残りをリアルタイムに管理。どの駐車場で受付したかも分かります
- ノートPCが1台あれば、運動場や体育館など普段は駐車場でない場所も臨時の受付拠点にできます
臨時駐車場 申込状況（画面イメージ）
| 駐車場 | 定員台数 | 申込台数 | 空き | 状態 |
|---|---|---|---|---|
| 第1駐車場（会場前） | 300台 | 261台 | 39台 | 受付中 |
| 第2駐車場（総合運動場） | 200台 | 200台 | 0台 | 満車 |
| 臨時駐車場（体育館） | 120台 | 48台 | 72台 | 受付中 |
画面・数値はイメージです。定員に達すると申込フォームは自動で受付終了になります。
申込項目（画面イメージ）
| 項目 | 区分 | 申込内容 |
|---|---|---|
| 入場チケット | 必須 | 大人2・小人1 |
| 体験プログラム | 任意 | ワークショップA |
| 昼食 | 任意 | お弁当 3個 |
| 臨時駐車場 | 任意 | 利用する |
複数の申込を1回でまとめて受け付け、当日は1つのコードで受付します。
展示会・就職フェア
出展者の管理から来場受付、ブース訪問の記録まで、ひとつで。
- 出展申込と出展者情報を一元管理。主催者・出展者・参加者、それぞれの窓口を1つの仕組みで受けます
- 来場受付はコードの読み取りで。来場状況と人数はリアルタイムに把握できます
- ブース訪問もコードの読み取りで記録でき、どの来場者がどのブースを訪れたかを開催後に振り返れます
リアルタイム来場状況（画面イメージ）
画面・数値はイメージです。
来場受付一覧（画面イメージ）
| 受付日時 | 来場者 | 受付方法 |
|---|---|---|
| 10:30 | ヤマダ タロウ | コード読み取り |
| 10:29 | スズキ ハナコ | コード読み取り |
| 10:28 | サトウ ダイスケ | 名前検索 |
コードを忘れた方は名前検索で受付できます。
セミナー・式典
定員のあるイベント、間違えられない式典の受付に。
- 申込種別（オンライン参加／会場参加など）ごとに定員を設定。定員に達したら受付を自動で締め切ります
- 開催前には、申込種別ごとに絞り込んでリマインドメールを一斉送信できます
- Excelの名簿を一括で取り込み、受付名簿・名札などの印刷データとして出力できます
- 来賓の役職・所属などの情報は、閲覧できる人を限定する権限設定で扱えます
申込状況（画面イメージ）
| 申込種別 | 定員 | 申込数 | 空き | 状態 |
|---|---|---|---|---|
| 会場参加 | 200名 | 156名 | 44名 | 受付中 |
| オンライン参加 | 500名 | 382名 | 118名 | 受付中 |
画面・数値はイメージです。種別ごとの残席がその場で分かります。
名簿から出力できるもの
- 受付名簿
- 名札・胸章の印刷データ
- 参加実績の集計データ（報告用）
かけはしcubeとの連動
単独でも。かけはしcubeと連動しても。
受付・申込だけなら、イベントSmart Go単独で完結します。連動は任意です。ファンクラブや周遊企画とつなげたいときだけ、かけはしcubeと連動してください。
会員限定の申込みに
かけはしcubeでファンクラブ（会員サイト）を運営している場合、マイページに「イベント申込み」バナーを置き、会員だけが申し込めるイベントをつくれます。次回イベントの案内も、ファンクラブから届けられます。
メールアドレスを引き継いで
会員が申込みバナーを押すと、メールアドレスを引き継いだ状態で申込み画面へ。改めて入力する必要がなく、取り違えも防げます。手続きが終わると自動でマイページに戻ります。
個人情報は分けて持つ
連動しても、氏名・連絡先などの申込み情報はイベントSmart Go側だけに保存されます。cube側が持つのは「どの会員が申込み済みか」だけ。「データを物理的に分けたい」「一定期間後にサーバーごと削除したい」という要件にも、この構成で応えます。
実績も3つの形があります。受付のみ（オール岐阜・企業フェス）／受付＋周遊イベント（ぎふ グリーン・ライフ フェスティバル）／受付＋周遊＋会員制サイト（つちのこフェスタ）。
抽選会・スタンプラリー・クイズなど、来場者を楽しませる催しはかけはしcube側の機能です。組み合わせの全体像を見る
料金プラン
目的と規模に合わせて選べる、2つのシステム。
以下は、マニュアルを見ながらご自身で運用する場合（セルフ）の月額です。表示はすべて税抜です。
イベント参加者 受付・管理
25,000円〜／月
50,000円〜／月
申込フォーム・定員管理・当日受付・集計まで。規模と構成でお見積りします。
展示商談会 運営・管理
50,000円〜／月
出展者管理・来場受付・ブース訪問記録まで。規模と構成でお見積りします。
あわせて、どこまでお手伝いするかを選べます。考え方と料金は、かけはしcubeと共通です。
| どこまでお手伝いするか | 初期 | 月額 |
|---|---|---|
| セルフ マニュアルを見ながら、お客様ご自身で企画と運用を進める形です。 | 0円 | 追加なし |
| ハイブリッド 立ち上げと企画づくりをこちらでお手伝いし、日々の運用はお客様が行う形です。 | 100,000円〜 | ＋30,000円〜 |
| フルサポート 企画から運用まで、まとめてお任せいただく形です。 | 300,000円〜 | ＋50,000円〜 |
周遊・ファンクラブ側の料金はかけはしcubeの料金をご覧ください。「受付だけを1日」から「予約受付つきの大規模イベント」まで、内容をお聞かせいただければ、その場でかたちをご提案します。
よくある質問
よくいただく質問
参加者にアプリは必要ですか？
不要です。申込みで発行されたコードを、当日スマホの画面で見せるだけで受付できます。スマホをお持ちでない方や、コードを忘れた方は、名前検索で受付できます。
受付のデータは、報告に使えますか？
使えます。参加実績・属性の集計と、名簿・集計データのエクスポートができるため、発注元や理事会への報告書づくりにそのまま使えます。
申込みで集まる個人情報は、どこに保存されますか？
イベントSmart Go側のサーバーに保存します。かけはしcubeと連動した場合も、cube側には氏名・連絡先を持ちません。
駐車場が複数あります。当日増えるかもしれません。
駐車場は自由に登録でき、駐車場ごとの画面で受付します。ノートPCが1台あれば、臨時の受付拠点をその場で増やせます。
イベントSmart Goだけで使えますか？
はい。受付・申込だけ行いたい場合は、イベントSmart Go単独で使えます。ファンクラブや周遊企画とつなげたくなったら、かけはしcubeと連動できます。
